Hvordan skrives gode og venlige emails?

Sådan skriver du gode og venlige emails, en vejledning

Michael Maardt, januar 2010

Jeg har skrevet og modtaget tusindvis af emails i snart 20 år, og hvis du regner med at skrive emails i de næste 2 år, vil jeg anbefale, at du tygger dig gennem denne side.

Jeg kan godt lide at . . .

at afsenderen har gjort sig tanker om, hvordan JEG mon kommer til at se/læse emailen, dvs. skrifttype og -størrelse, farve, linieafstand osv, men læs gerne videre ...

jeg kan se navnet på afsenderen
emailen har et emne
linierne er korte
der er luft mellem afsnit
antal linier i et afsnit er lavt
emailens indhold består af flere emner/punkter/temaer

at jeg kan se navnet på afsenderen
Afsenderen har ved oprettelse af sin emailkonto angivet navn, dvs. det navn, som fremtræder hos modtageren. I Thunderbird 3.1.7. ser det sådan ud i menu Funktioner->Kontoindstillinger, efter at man har oprettet sin konto:

Bemærk, at der er 3 felter, hvor man kan udfylde noget:

Kontonavn: Valgfrit. Dette er blot til dig selv, specielt hvis du har mange konti. Jeg bruger normalt bare emailadressen.

Dit navn: Valgfrit. Den tekst, der optræder hos modtageren af dine sendte mails.

Mailadresse: kræver vist ingen forklaring, men obligatorisk.

Se evt. denne video "hvordan man opretter en emailkonto", ganske vist i Thunderbird, men gælder alle email programmer
at emailen har et emne
Emne svarer til overskrift. En email uden emne/subject/overskrift er som et brev uden overskrift. Hvis du sender mig en email uden emne, er der er to aspekter.

1) Jeg bliver nødt til at læse emailen for at finde ud af, hvad den handler om. Det andet aspekt er værre:

2) Emailen indeholder noget vigtigt og jeg vil gerne beholde den, men ... den er ikke lige til at se, hvis jeg ruller gennem mine emails om et par uger. Jeg kan kun se emnet i min oversigt.

Så derfor: Husk at skrive i emnefeltet, når du opretter en ny email, du vil sende. Det er noget andet, når du besvarer en email, men det kommer jeg til.
at linierne er korte
Nogle gange er linierne så lange, at du ikke orker at læse. Hvis du har indstillet vinduet for dit emailprogram tilstækkelig bredt og afsenderen IKKE har skrevet korte linier med vilje, så kan linielængden blive ulidelig.

Nogle gange er skrifttypen også så bitte, at det er ulæseligt. Jeg kender de tricks, som man kan gøre i eget emailprogram med at zoome, men det er altså bedst, hvis vi lærer at skrive, så modtageren let kan læse det.

Find ud af, hvordan dit email program fungerer, og specielt skrifttype og størrelse, når du sender/besvarer en email, men det vil jeg ikke behandle her.

Du kan bestemme linielængden i dine mails ved at lave tvungent linieskift med Enter/Return tasten, så er du sikker på, hvor lange linierne i dine emails er.

Lad mig tage eksempel med det, du læser lige nu. Jeg har formateret denne webside med bokse/rammer, og jeg bestemmer præcist antallet af tegn i bredden. Det kan du IKKE ændre. Det er mit valg og forhåbentlig er du tilfreds med det. Du kan zoome enten teksten eller hele siden, det er en anden snak.

Fagfolk har selvfølgelig lavet undersøgelser over
det optimale forhold mellem skrifttype, størrelse,
linieafstand og linielængde. De fleste linier incl.
mine (!) er for lange. Jeg laver lige en test her.
De sidste linier er væsentligt kortere.

De fleste siger, at 50-60 tegn pr linie er fint.
Kunne du mærke forskel, da du læste de sidste
linier her?

Denne tekst er formateret med Verdana, 12px
og linieafstand 140% i forhold til det normale.

En variant af dette er, hvis din eller modtagerens
emailprogram er indstillet til word-wrap, som på
dansk kaldes automatisk linieombrydning eller
automatisk linieskift.

Hvis modtageren sætter automatisk linieskift ved
f. eks. kolonne 57, og jeg har sendt ham en email
med tvungen linieskift ved 65, så ligner det dette:

Fagfolk har selvfølgelig lavet undersøgelser over det
optimale forhold
mellem skrifttype, størrelse, linieafstand og linielængde.
De fleste linier incl.
mine (!) er for lange. Jeg laver lige en test her. De sidste
linier er væsentligt kortere.
osv.

og det er ikke læsevenligt. Det er direkte irriterende.
at der er luft mellem afsnit
Noget andet er antallet af linier pr afsnit. Som du måske har lagt mærke til, at skriver jeg med max. 6 linier i et afsnit.
at antal linier i et afsnit er lavt
Jeg laver luft mellem afsnittene. Det gør at man ikke bliver så træt under læsningen. Hvis du ser nogle meget kompakte tekstmængder, mister du lysten til at gå i gang.

Vi tager lige et eksempel:

Hvordan føler du lige nu ved at gå i gang med denne tekstblok? Det er lidt mere anstrengende at kigge på end de øvrige afsnit. Jeg gentager lige noget af teksten ovenfor, så du behøver ikke at læse resten af afsnittet. Noget andet er antallet af linier pr afsnit. Som du måske har lagt mærke til, at skriver jeg med max. 6 linier i et afsnit. Jeg laver luft mellem afsnittene. Det gør at man ikke bliver så træt under læsningen.
Hvis du ser nogle meget kompakte tekstmængder, mister du lysten til at gå i gang. Noget andet er antallet af linier pr afsnit. Som du måske har lagt mærke til, at skriver jeg med max. 6 linier i et afsnit. Noget andet er antallet af linier pr afsnit. Som du måske har lagt mærke til, at skriver jeg med max. 6 linier i et afsnit. Jeg laver luft mellem afsnittene.
at emailens indhold består af få emner/punkter/temaer
Dette punkt er svært for mennesker, der ikke er så disciplinerede og hurtige til at bruge sit emailprogram. Personer, der modtager relativt få mails om dagen, vægter det sikkert heller ikke så meget, men folk som mig, der får mange emails dagligt, værdsætter følgende:

Hold dig til kun et emne i hver mail. Ofte udvikler en konversation sig, og man begynder at skrive om flere ting i samme mail. Det er sikkert ok, hvis det er personlige mails, men hvis de er ikke-personlige er mit råd at starte en ny mail med et nyt emne, hvis du vil skrive om noget nyt.

Hvorfor? Et email program kan vise emails på mange forskellige måder, men en af de smarte er at vise emails frem og tilbage mellem to personer med samme emne som en såkaldt tråd, hvilket betyder, at man kan klappe tråde ud og sammen. Det betyder at en emailkonversation, som måske strækker sig over flere uger, kan let ses sammenhængende.

Og hvad er så det smarte ved det? Hvis jeg er færdig med et emne med en person (det kunne være en bestemt arbejdsopgave, en del af en opgave måske), og hvis alle disse mails kun indeholder dette emne, så kan jeg slette hele tråden, måske 30 emails i et hug.

Yderligere fordele: Jo færre emails, jeg har i mine mapper, jo lettere er det at finde en bestemt email.